コレをやれば仕事もスムーズに!?常にやるべき習慣とは?

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毎日、忙しい日々のなかで多くの業務を抱えていらっしゃる方も多いと思います。

やはり担当となる業務が多くなると、どうしても上手く仕事が進まなかったりすることも多くなるのではないでしょうか?

そんな多忙な時にこそ、ミス無くスムーズに仕事が進めば、気持ちよく毎日が送れますよね?

私の仕事術をご紹介しますのでよければご参考ください。

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翌日~2週間後までの業務内容の確認

毎日の業務を出社してから確認をしていては間に合いません。

そして、現在の担当業務の期限を把握する意味でもとても重要と考えています。

まずは、引き続き行っている業務の進捗確認と最低でも2週間後の締め切りの業務の内容把握を行っていきます。

ここまでを行っておけば、突発的なトラブルや軌道修正があっても一旦は対応することが可能だと思います。

また、取り掛かりの際などはできるだけ、上長に確認を行うようにしていきます。

コレで上長との意思疎通のズレも少なくなり、業務を進行するにあたっても修正がかかった場合の対処も行いやすくなります。

また、可能な限りで2週間先以降の業務も確認できる事や着手できる部分などは把握するようにしておくと、他の方へ依頼する内容でも対処してもらうのがスムーズになるので行っていきます。業務というよりも気遣いの部分になると思います。

 

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ルーティーン業務の優先消化

毎日、変化に富んだ業務内容ばかりの方は少ないと思いますが、優先はやはりすぐに終了させれるタスクを消化することです。

書類の処理であったり、PCでの登録業務などや事務的な内容はまず最優先で消化できると、残りの業務は思考したりトライ&エラーをするような業務に集中できます。

就職・転職直後だあったりした場合はまず業務に慣れる部分が必要ですが、一度慣れてしまえば確認作業のみで完了できる部分も多いと思います。

なので後の業務に集中できるように、業務開始は特にルーティーン業務を優先して消化しておくと良いと思います。

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業務内容の抽出で視える化

ルーティーン業務も終了したら、残すは当日に行う業務を実行するのみです。

まずはどのような業務がいつまでの期限で終了しないといけないのかを抽出します。

外出が多い方であればやはり手帳での管理が良いですが、オフィスでの業務が中心ならPCの付箋機能を使って管理も良いと思います。

業務の種類別に色分けを行い、タスク管理ができます。

また、googlcromeをお使いならカレンダー機能でToDoリストなども管理できますが、あまり細かく見るのが難しい場合などはWindowsの付箋機能でも十分かと思います。

また、業務が複数名で行う場合などは、Googleスプレッドシートで進捗状況を共有しておくと連携が取りやすいのでおすすめです。但し、直接連絡などを行っていて完結し、結果を記入し忘れていたなどがあると他の方へも影響がでるので注意が必要です。このような場合は勤務終了前に必ず当日の進捗を入力するルールなどを作っておくと良いと思います。

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勤務終了時は翌日の確認と片付け

勤務が終了まえは必ず翌日にするべきことをピックアップしておきます。これは手帳でも付箋でも構わないので必ず目に入る・目にするところに記入しておき、翌日の業務の中で行えば大丈夫です。

但し、動向者がいる業務である場合や、業務依頼などはできるだけ事前にメール等で連絡を行っておくとスムーズです。

最後に業務を終了したら、デスクの上やキャビネットの中などを整理整頓して帰ります。これをすると、デスクにあるものを一度確認できるので、万が一の忘れた業務なども発見できますし、翌日出社した際に気持ちよく仕事に臨めます。

終わりよければ全て良しですね!

 

日々の業務は大変ですが、やはり習慣化して行けるところは習慣化すると、必要なところに必要なパフォーマンスを向けられるので取り入れてみてはいかがでしょう。

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